Überdurchschnittlich viele Arbeitsverhältnisse werden bereits im ersten Jahr wieder gelöst. Oftmals gewinnt der neue Mitarbeiter den Eindruck, dass die Aufmerksamkeit und das Interesse, die ihm als Bewerber entgegengebracht wurden, erlöschen, wenn der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Die Kündigungen nach kurzer Zeit sind nicht nur für die betroffenen Mitarbeiter unerfreulich, sondern auch für die Unternehmen eine ernstzunehmende Belastung. Die Fluktuation von Mitarbeitern im ersten Beschäftigungsjahr ist unumstritten die teuerste für das Unternehmen. Es fallen nicht nur die doppelten Recruiting- und Einarbeitungskosten, sondern auch die schwieriger zu kalkulierenden Folgekosten durch verspätete Projekte oder unzufriedene Kunden an, die sich erneut auf einen neuen Ansprechpartner einstellen müssen. Gründe für das frühe Ausscheiden sind vor allem die fehlende Identifikation mit der Aufgabe und dem Unternehmen. An dieser Stelle kann das Unternehmen wirkungsvoll ansetzen und einen erfolgreichen Integrationsprozess zu seinem Wettbewerbsvorteil nutzen.

Was heißt eigentlich Integration?

Integration bedeutet zunächst: »in sich geschlossen«, »ein einheitliches Zusammenwirken«.
Integration auf die Arbeitssituation übertragen, kennzeichnet den Prozess, durch den sich der Einzelne an des Unternehmens anpasst und sich harmonisch ins Unternehmen einfügt. Dazu gehört eine systematische und zielgerichtete fachliche Einarbeitung ebenso, wie die soziale Integration im obigen Sinne. Unterstützung der Integration ist ein Zeichen der Wertschätzung des neuen Mitarbeiters und erfolgt schon vor dem ersten Arbeitstag, nämlich bereits im realistischen Recruiting. Die Einbindung des Mitarbeiters beginnt mit dem unterschriebenen Vertrag. Durch die individuelle Gestaltung des Integrationsprozesses wird die Wertschätzung erhöht und dem Mitarbeiter signalisiert, dass er/ sie erwartet wird. Dabei ist es besonders essentiell, Bedürfnisse, Erwartungen und Maßnahmen gemeinsam abzusprechen und umzusetzen.

Weshalb ist eine schnelle Integration und hohe Identifikation mit dem Unternehmen wichtig?

 Je schneller sich ein Mitarbeiter in seinem Aufgabengebiet und den Prozessen des Gesamtunternehmens zurecht findet, desto eher ist er produktiv. Sein Innovationspotential kann optimal genutzt werden. Durch die Akzeptanz der Unternehmenskultur entsteht Identifikation und Loyalität. Untersuchungen zeigen, je höher die Identifikation mit dem Unternehmen ist, desto eigenständiger und produktiver sind die Mitarbeiter. Ein Vergleich von Collins& Porras [1] zeigt, dass Firmen mit hoher Identifikation bis zu 15 mal höhere Renditen erzielen als der allgemeine Markt. Zudem wirkt sich die Identifikation positiv auf die Motivation aus. Letztlich ist es das Ziel, die richtigen Mitarbeiter zu binden und zugleich das Image des Unternehmens zu steigern.
Aber auch für den Mitarbeiter ist eine erfolgreiche Einarbeitung wichtig. Je schneller er das neue System versteht, desto sicherer fühlt er sich und desto früher kann er erfolgreich tätig werden. Diese Erfolge geben ihm wiederum die Bestätigung, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Seine Motivation und damit oftmals auch seine Leistung steigt. Wenn er fachlich und sozial integriert ist, steigt auch die Identifikation mit der eigenen Aufgabe und dem Unternehmen.

Was die wichtigsten Ziele bei der Integration neuer MitarbeiterInnen?

 

• Leistungserwartungen vermitteln
• rasch zur optimalen Leistungsfähigkeit führen
• positive Einstellungen gegenüber der Organisation aufbauen
• die Motivation und das Interesse an den Organisationszielen unterstützen
• das Verhältnis zu Vorgesetztem und Kollegen günstig beeinflussen
• Fehler vermeiden helfen
• die Kündigungsrate senken

Was sind die häufigsten Fehler (Versäumnisse oder Mängel) bei der Integration?

 

• Unterschätzung der Wichtigkeit einer guten Einführung oder Einschätzung als  unnötiger Luxus
• „im Regen allein stehen lassen“ kein Hilfe bei der Herstellung von Kontakten, Beziehungen.
• Zeitmangel wegen Arbeitsüberlastung oder schlechter Arbeitsplanung
• mangelnde Planung der Integrationsschritte (Fehlen einer Checkliste)
• "Vergessen" von Feedback-Gesprächen in bestimmten Zeitabständen.

• Die Auffassung, dass sich die 'Neuen' selbst 'durchbeißen' sollen.

Phasen der Integration

Wann beginnt und endet die Integration?

Startpunkt für die Integration ist die Schließung des Arbeitsvertrages, mit diesem beginnt zumindest in den meisten Fällen der aktive Part der Integration. Von diesem Zeitpunkt an wird in der Regel eine Zeitspanne von sechs Monaten angenommen.

1. Vom Vertrag bis zum 1.Arbeitstag

Die ersten Kontakte
Diese können ganz unspektakulär vom Zusenden der Mitarbeiterzeitschrift bereits vor Beginn der Tätigkeit, über gelegentliche Telefonate, dem informellen »noch mal vorbeischauen« bis hin zu Einladungen zu Firmenevents wie Weihnachts- oder Sommerfesten gestaltet werden.

Vorbereitung des Arbeitsplatzes
Auch wenn dieser Punkt viele Formalien umfasst, zeigt er doch deutlich, wie sorgfältig die Ankunft des Mitarbeiters vorbereitet worden ist. Hier wird für den Mitarbeiter ganz plastisch Wertschätzung sichtbar.

Vorbereitung des Umfeldes
Bereiten Sie auch das Team und (interne) Kunden entsprechend auf den neuen Mitarbeiter vor, schaffen Sie  eine positive Haltung gegenüber dem „Neuen“, indem Sie Stärken und Vorteile herausstreichen und sie mit dessen Vorgeschichte vertraut machen. Erwecken Sie Verständnis für die Situation des neuen Mitarbeiters (mögliche Verunsicherung, Ängste etc.), aber demonstrieren Sie auch Verständnis für die Situation des Teams.  Eine frühzeitige Einführung ermöglicht es zudem möglicherweise auftretenden Ängste, Vorurteile oder Abwehrreaktionen schon im Vorfeld proaktiv zu begegnen und das gemeinsame Ziel der neuen Teambildung in den Vordergrund zu stellen.

2. Der erste Arbeitstag

Gestalten Sie den ersten Tag aus. Hier ist Zeit und erste positive Erfahrungen mit der Führungskraft genauso gefragt, wie mit den Kollegen. Wichtig ist, dass der neue Mitarbeiter und seine Kollegen am Abend eine positive Grundhaltung und Bereitschaft zur Integration haben. Dies ist am ersten Tag in erster Linie eine emotionale Entscheidung, denn in diesen ersten Stunden wird die Haltung und Einstellung zum und vom neuen Mitarbeiter entscheidend geprägt.
Maßnahmen zur die eine positive Prägung wesentlich fördern:

 

• Persönliche Begrüßung und Vorstellung durch Führungskraft
• Welcome Präsent, Bsp: Blumen, Bild, Kalender, pers. Kaffeetasse...
• Vorstellung des persönlichen Mentors/Startup-Begleiters
• Gemeinsames Essen mit den Kollegen
• Schnelle erste Orientierung: Einarbeitungszielvereinbarung
• Bereitstellung aller wichtigen Informationen für die ersten Tage
• erster „lockerer“ Rundgang
• Einweisung am Arbeitsplatz, Arbeitsmaterialien etc.

2. Die erste Woche

Bausteine, die in dieser Phase des Integrationsprozesses klassischerweise zum Einsatz kommen, sind der Einarbeitungsplan – möglichst am ersten Tag-, Kennenlernen des Mentors / der Mentorin und das fachliche Kennenlernen des Aufgabengebietes. Ganz wichtig ist es dabei zu beachten, dass in den ersten 2 Wochen die emotionale Entscheidung fällt, im Unternehmen zu verbleiben, oder sich neu zu orientieren. Daher ist hier eine verstärkte Präsenz der Führungskraft und des/der Mentorin sowie gemeinsame Gespräche nicht nur wünschenswert sondern notwendig. Alle Mitarbeiter erhalten in dieser Zeit viele neue Informationen, die für sie zum Teil schwer einzuordnen sind.

3. Die ersten 2 Monate

Während der ersten sechs Wochen, sollte der Identifikationsprozess mit dem Unternehmen und dessen Schlüsselpersonen vorrangig gefördert werden. Dies findet einerseits durch die Einführungsveranstaltung für den/die neuen Mitarbeiter statt, andererseits durch die Weitergabe von Informationen, Geschichten und Erfahrungen und informeller Spielregeln statt. Dies hat zum einen zum Ziel, Verständnis für einleitende Entscheidungen und Vorgehensweisen zu schaffen und andererseits unternehmensübergreifende Informationen zu vermitteln und die Unternehmenskultur erlebbar zu machen. Damit wird das gegenseitige Vertrauen und die Entwicklung eines Zugehörigkeitsgefühls grundsätzlich ermöglicht.

4. Die ersten 6 Monate

Diese Monate sind in der Regel ein Prozess, der gekennzeichnet ist von hoher Kommunikation und regelmäßigem Feedback.
Ziel eines Feedbackgespräches zur Integration ist es, für beide Seiten eine »endgültige« Entscheidung über ein Verbleiben im Unternehmen zu treffen und Orientierung und Sicherheit für die zukünftige Zusammenarbeit zu schaffen. Hier geht es um eine erste Bewertung, welche Teile der Einarbeitung erfolgreich vollzogen wurden, welche Inhalte ggf. noch ausstehen und nicht zuletzt um eine Definition erster Entwicklungsziele. Damit geht der Mitarbeiter formal vom Prozess der Integration in den der laufenden Arbeitsprozess über.

Mentoren als Integrationshelfer!

Grundsätzlich liegt die Integration neuer MitarbeiterInnen in erster Linie in der Verantwortung der Führungskraft.MentorInnen können den Vorgesetzten bei dieser Aufgabe jedoch in besonderer Weise unterstützen. Allerdings sollen sie die Kontakte des Vorgesetzten zu den neuen MitarbeiterInnen nicht ersetzen sondern fördern und unterstützen.
Der Einsatz von Mentoren kann vielen dieser Schwierigkeiten in der Anfangsphase entgegenwirken, die durch Unsicherheit und daraus resultierendem Stress beim Neuling gekennzeichnet ist. Fragen werden häufig erst indirekt durch die negativen Resultate der eigenen Arbeit beantwortet. Ein zugeteilter Ansprechpartner kann in dieser Zeit dem Gefühl der Ratlosigkeit entgegenwirken. Einem Mentor gegenüber muss man nicht befürchten, durch „dumme Fragen“ unangenehm aufzufallen.
Darüber hinaus geben Mentoren durch ihre vertrauensvolle Beziehung zum Mentee wichtigen sozialen Rückhalt, der zur Stressbewältigung beiträgt.
Auswahl der Mentoren
Bei der Auswahl geeigneter MentorInnen aus dem Mentorenpool werden die Vorgesetzten zumeist durch die Personalabteilung beraten. Die Auswahl sollte zeitgleich mit der Einstellung erfolgen, um bereits frühzeitig eine Ansprechperson im Unternehmen bereitzustellen.
MentorInnen sollten nach Möglichkeit auf gleicher Hierarchiestufe stehen, denn KollegInnen können unter Umständen mit weniger Distanz zueinander die sozialen und psychischen Barrieren im neuen Arbeitsfeld verringern helfen sowie die Bräuche und Gepflogenheiten aus dem selben Blickwinkel vermitteln.

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