Das Zielvereinbarungsgespräch in der praktischen Anwendung

Schaffen Sie sich vor dem Gespräch Klarheit über die Aufgaben, Ziele und die Persönlichkeit Ihres Mitarbeiters!

Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche müssen vom Linienvorgesetzten und vom Mitarbeiter vorbereitet werden. Für den Vorgesetzen bedeutet dies, sich die Aufgaben, die Ziele, die Persönlichkeit des Mitarbeiters (Kompetenz, Motivation, Leistungsfähigkeit, Verhaltensmuster) sowie die Vorjahresleistungen zu vergegenwärtigen. Dazu kann es auch hilfreich sein, wenn Mitarbeiter und Vorgesetzter Aufgabenlisten erstellen, in denen sie einen Überblick über das gesamte Aufgabenspektrum des Mitarbeiters erarbeiten. Zur Vorbereitung des Gesprächs gehört auch die Vorbereitung der Gesprächsunterlagen und des Raumes für die Zielvereinbarung.Denn: 80 % des Erfolgs eines ZVG ist eine exzellente Vorbereitung!

Durchführung des Zielvereinbarungsgesprächs

Um das Zielvereinbarungsgespräch effizient zu einem Ergebnis zu führen, ist es ratsam, sich eine Struktur zu verinnerlichen, die die Gesprächsführung sehr erleichtert. Das nachstehende Vorgehen haben wir aus vielen, praktischen ZVG, die erfolgreich geführt wurden, extrahiert:

Der Ablauf des Zielvereinbarungsgesprächs

 

Schritt Verhalten
1. Begrüßen Der Vorgesetzte begrüßt den Mitarbeiter und "holt ihn ab", um eine positive Atmosphäre zu schaffen. Achten Sie auf eine gute Beziehungsebene!
2. Orientieren Anliegen und Inhalt und ev. das erwartete Ergebnis des Gesprächs wird skizziert und ein Ablauf vereinbart.„Vorgegebene“ Ziele können hier genannt werden. Die Orientierung setzt den Rahmen! Sie ist kurz und präzise!
3. Besprechen der Aufgaben bzw. Maßnahmen des Mitarbeiters Ziele bzw. Aufgaben des Mitarbeiters werden priorisiert und anschliessend nach der folgenden Struktur besprochen. Die FK führt über gezielte Fragen!
3.a. Review der vergangenen Leistung Der Mitarbeiter schildert, was er von der letzten Zielvereinbarung an Massnahmen umgesetzt hat und wie er es umgesetzt hat. Die FK gibt dazu Feedback. Der MA erhält Raum sich einzubringen!
3.b. Vorstellen einer Aufgabe durch den Mitarbeiter Der Mitarbeiter berichtet von seinen Erfahrungen und der Vorgesetzte gewinnt dabei Einblick, wie der Mitarbeiter die Aufgabe versteht, welche Chancen er sieht und welche Gefahren, welche Hilfen er benutzt und mit welchen Massnahmen er anstrebt die Ziele zu erreichen. In dieser Phase lernt der Vorgesetzte den Mitarbeiter und seine Arbeit besser zu verstehen. Die FK gewinnt ein Verständnis, wie ein MA vorgehen würde, um Ziele zu erreichen
3.c. Ergänzung durch den Vorgesetzten Hat der Mitarbeiter seine Darstellung abgeschlossen, geht der Vorgesetzte darauf ein und ergänzt bei Bedarf. Auch eine andere Vorstellung bei den Massnahmen zur Erreichung von Zielen sollte hier eingebracht, aber noch nicht diskutiert werden. Die FK kann jetzt ergänzen oder andere Vorstellungen einbringen
3.d. Analyse der Aufgabe und der angestrebten Ziele Hier analysieren der Vorgesetzte und der Mitarbeiter gemeinsam die Aufgabe, um Chancen einer Optimierung und/oder Weiterentwicklung zu erkennen zu können. In der Analyse findet die reale Vorbereitung einer Vereinbarung statt.
3.e. Gemeinsames Vereinbaren der Aufgaben Ist die Analyse abgeschlossen, kann daran gegangen werden, Aufgaben nochmals genau zu formulieren und so festzulegen, so dass die Vereinbarung überprüfbar wird. Hier soll auch das Instrument definiert werden, mit dem die Zielerreichung überprüft wird. Auch der Zeitpunkt, zu dem überprüft wird, wird jetzt festgelegt. Es sollte aber genügend Spielraum sein, um das Ziel hinsichtlich der Realisierbarkeit beurteilen und festlegen zu können. In der konkreten Vereinbarung lässt sich das Committment des MA erkennen!
4. Abschluss Der Vorgesetzte holt Feedback ein über das Gespräch und darüber, wie es der Mitarbeiter erlebt hat. Idealerweise fasst der MA aus seiner Sicht zusammen. Am Ende steht ein verbindliches Ergebnis und die Beziehung zum Mitarbeiter ist gefestigt. Neben einem verbindlichen Abschluss wird die Beziehung gefestigt

Autor: Wolfgang Tschinkel, Eigentümer und Geschäftsführer der IQ-Consulting

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