Spielregeln für ein produktives Miteinander in Meetings nützen der Effizienz aus mehreren Gründen:

 

• Sie erleichtern es, möglichen Störungen schnell, entschieden und frühzeitig entgegenzutreten, ohne sich deshalb sofort in eine hitzige Diskussion über die Legitimität dieses Eingriffs zu verstricken, wodurch sie möglichen Konflikten vorbeugen. ("Sie unterbrechen ständig". "Was geht Sie das an? Kümmern Sie sich um Ihre eigenen Angelegenheiten!")
• Die kurze Diskussion über die Regeln bringt häufig genau die Wünsche ans Tageslicht, die Teilnehmer zwar schon lange gehegt, aber noch nie ausgesprochen oder bei denen sie die Hoffnung auf Besserung schon aufgegeben haben: "Wenn wir schon dabei sind, wichtig wären vor allem die Regeln 'Keiner fällt dem anderen ins Wort', 'keine Monologe' und 'keine Untergriffe und Schuldzuweisungen'."

Wenn Sie diese Vorschläge dann noch umdrehen und positiv formulieren "kurze Wortmeldungen", "respektvolles Miteinander", sind Sie schon auf einem guten Weg.

Generell gilt:

 

1. Max. 10 Regeln
2. Formulieren Sie Regeln positiv, kurz und klar.
3. Erarbeiten und vereinbaren Sie die Regeln gemeinsam.
4. Protokollieren Sie auf jeden Fall in der ersten gemeinsamen Sitzung die vereinbarten Regeln, oder hängen Sie diese vielleicht sogar  für alle gut sichtbar im Raum auf.
5. Vereinbarte Regeln gelten immer für alle im Raum!

Nachfolgend eine Auswahl möglicher Spielregeln als Anregung:

 

• Mobiltelefone sind bei uns ausgeschalten
• Wir beginnen das Meeting pünktlich
• Keine Wiederholungen für Zuspätkommer
• Scherze, Sarkasmen, Seitenhiebe, Witze verwenden wir sparsam und nie auf Kosten anderer, wir vermeiden Killerphrasen
• Jeder spricht für sich, nicht für andere
• Bei uns spricht immer nur einer, wir lassen den anderen ausreden
• Wir bleiben beim Thema
• Wir vermeiden Nebengespräche und Privatgespräche finden in der Pause statt
• Vertrauliches bleibt in der Gruppe
• Jeder Einzelne ist für das Ergebnis und die Einhaltung der Spielregeln mitverantwortlich.
• Weitere...? Frage an die Teilnehmer

Die besten Spielregeln nützen, wie gesagt, wenig, wenn sich bereits nach kurzer Zeit (oder gar von Beginn weg) keiner daran hält. Umso mehr, wenn der Leiter selbst mit schlechtem Beispiel voran geht. Eine wichtige Zusatzregel behandelt daher die Frage:

Was sind die Konsequenzen, wenn die Regeln verletzt werden?

Üblicherweise neigen Gruppen dazu, großzügig dem Sitzungsleiter/Moderator die Verantwortung zu überlassen, auf die Einhaltung der Regeln zu achten und bei Regelverletzungen zu intervenieren. Das mag bequem sein und die Angst reduzieren, sich bei anderen unbeliebt zu machen – die erhofften Verbesserungseffekte treten aber viel schneller auf, wenn sich möglichst alle Teilnehmer für die Kontrolle der Regeleinhaltung zuständig fühlen. Daher spricht viel für die Vereinbarung, dass jeder Teilnehmer auf Regelverletzungen aufmerksam machen darf und sollte.

Am besten auf eine spielerische Art und Weise. Z.B. könnten Sie jeden Teilnehmer zu Beginn mit einer gelben und roten Karte ausstaffieren und den Vorschlag machen: Bei erstmaliger Verletzung einer Regel, z.B. "kein Unterbrechen" wird die gelbe Karte gezückt. Bei wiederholter Regelverletzung gibt es die rote Karte und es wird 1 Euro für die Kaffeekasse fällig. Bei der nächsten roten Karte an den Regelbrecher - diesmal vielleicht für "Monologe" – verdoppelt sich die Summe dann auf 2 Euro usw. Ihrer Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt.

Der Vorteil solch eines eher spielerischen Zugangs: Man kommt weg vom erhobenen Zeigefinger, das Feedback ist leichter annehmbar und die Gefahr, damit persönliche Animositäten zu schüren und Konflikte vom Zaun zu brechen, verringert sich beträchtlich. Wer sagt denn, dass Feedback zu kritischen Verhaltensweisen nicht auch lustvoll sein darf?

Als Sitzungsleiter konsequent und unnachgiebig bleiben

Auch bei noch so intensivem Bemühen wird es in Bezug auf die Einhaltung der Regeln Rückschläge geben. Sei es, weil die Gruppenzusammensetzung wechselt, oder weil sich mit der Zeit ein gewisse Sorglosigkeit einschleicht.

 

• Widerstehen Sie der Tendenz, „die Regeln nicht so streng zu sehen“, sondern beharren Sie schon am Beginn jeder Sitzung auf die Einhaltung der gemeinsam vereinbarten Regeln. Bleiben auch Sie hartnäckig.
• Stellen Sie jedoch die vereinbarten Regeln alle paar Monate wieder auf den Prüfstand, nehmen Sie sich einige wenige Minuten Zeit und fragen Sie sich zusammen mit den Teilnehmern bei jeder Regel: War diese Regel sinnvoll, hat sie sich bewährt (die Effizient erhöht oder die Gesprächskultur positiv beeinflusst?). Könnte sie durch eine bessere ersetzt oder sollte sie ersatzlos gestrichen werden?
• Vergessen Sie zudem nicht, das Flipchart mit den Regeln bei jeder Sitzung für alle sichtbar aufzuhängen. Es gilt das alte Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn!

Vorschlag zur Vorgangsweise:

 

• Machen Sie klar, worum es geht: z.B. "Gemeinsam verbindliche Spielregeln erstellen und vereinbaren, um die Effizienz der Meetings zu erhöhen".
• Erstellen Sie eine erste Liste an Vorschlägen möglicher Regeln als Gedankenanregung, verbunden mit der Aufgabe an jede/n TeilnehmerIn, die für sie/ihn 5 wichtigsten vorauszuwählen bzw. um vielleicht noch fehlende zu ergänzen.
• Zudem ist jeder Teilnehmer aufgerufen, Vorschläge zu machen, was im Fall von Regelverletzungen passieren soll. (Rückmeldung an den Sitzungsleiter bis spätestens X Tage vor der Sitzung)
• Für den Beginn der Sitzung bereiten Sie ein Flip-Chart mit den Regeln vor und lassen jeden Teilnehmer 5 Punkte vergeben. Beschränken Sie sich auf wenige Regeln, deren Einhaltung auch tatsächlich überwacht werden kann.
• Erklären Sie den Teilnehmern, dass alle gleichermaßen für die Einhaltung der Regeln verantwortlich sind
• Vereinbaren Sie mit allen, diese Regeln in regelmäßigen Abständen auf deren Sinnhaftigkeit  zu überprüfen.

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