Flip-Chart-Protokolle werden aller Erfahrung nach abgelegt, ohne je wieder angeschaut zu werden. Genauso sinnlos sind Protokolle, in denen der Verlauf der Sitzung detailliert festgehalten wird (Ausnahme: Sitzungen, in denen gewissen gesetzlichen Anforderungen Genüge getan werden muss, z.B. Aufsichtsratssitzungen).

Weit sinnvoller ist es, auf nur einer Seite

 

• die angestrebten Ziele und Ergebnisse
• die tatsächlich  getroffenen Entscheidungen,
• die beschlossenen Maßnahmen samt Verantwortlichen mit den jeweils vereinbarten Terminen sowie (ebenfalls wichtig)
• die noch offen gebliebenen Punkte samt nächsten Schritten (Wiedervorlage, Beschaffen weiterer Daten oder Unterlagen, erforderliche Rücksprache mit..., beim nächsten Mal einzuladen ist....)

festzuhalten.

Besonders bewährt hat es sich, die Protokolle in Echtzeit zu führen. Die jeweiligen Ziele und erwarteten Ergebnisse der einzelnen Themen werden am Ende jedes Tagesordnungspunktes direkt via Beamer für alle sichtbar an die Wand projeziert. Einerseits wird so gemeinsam geprüft, ob das jeweilige Teilziel erreicht wurde, andererseits die getroffenen Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortlichen und Deadlines mit der Zustimmung aller festgehalten.

Aufgaben des Protokollführer sind:

 

• das Protokoll in Echtzeit führen,
• Festgehaltene Entscheidungen und Ergebnisse nach Abschluss jedes Themas sicherstellen, vorlesen und Einverständnis einholen,
• keine nachträgliche Ergänzungen oder Umformulierungen, z.B. persönliche Interpretationen oder Ideen des Protokollführers
• Erst zum nächsten Themenpunkt übergehen, wenn ein Verantwortlicher für die beschlossenen Maßnahmen und deren Umsetzung gefunden ist und ein genaues erwartetes Ergebnis mit Zeitpunkt festgelegt wurde,
• darauf achten, dass festgelegt wird, wann und wie offene/nicht erledigte Punkte weiter bearbeitet werden
• Protokolle schnell weiterleiten: Das Protokoll ist unmittelbar nach der Besprechung auszufertigen und den Teilnehmern zu übermitteln. Auch Abwesende sollten die Protokolle erhalten, wenn es sich um Betroffene handelt.

Kennzeichen guter Protokolle:

 

• Ein Protokoll sollte den gleichen Aufbau wie die Agenda haben, zum laufenden direkten Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zustand
• Kurz, pregnant, mit auch für Außenstehende verständlichen Stichwörterm,
• keine Inhalte, sondern konkrete Ergebnisse
• Niederschrift pro Besprechungsthema : Entscheidungen, Maßnahmen mit Termin, Verantwortliche
• offene Punkte für die nächste Sitzung

Von der Agenda zum Protokoll, mit den Ergebnissen pro Thema

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