Vor dem Beginn

Das Eintreffen der Teilnehmer sollte für informelle, offene Gespräche, den Austausch persönlicher Erfahrungen, den Aufbau von Vertrauen, Kontaktbereitschaft, freundlichem Umgangston, Entspannung und positiven Gefühlen genützt werden. Hier entsteht die gemeinsame Basis für die folgende Besprechung.

Eröffnung der Besprechung

Die Eröffnung der Sitzung umfasst neben der Begrüßung auch einen Hinweis auf den Anlass und Nutzen der Besprechung ("Anlässlich des erfolgreichen Abschlussen von Projekt XX, stehen einige wichtige Entscheidungen zu unserer weiteren Vorgehensweise an") und zu den einzelnen Themen. Außerdem wird aktiv die Annahme der Tagesordnung von allen Teilnehmern eingeholt. Mit der Tagesordnung werden gleichzeitig die Themen, die Dauer und die Reihenfolge vereinbart oder noch gegebenenfalls geringfügig abgeändert. (z.B. "Herr XX verspätet sich, da wir ihn für die anfallende Entscheidung Thema 1 unbedingt brauchen, schlage ich vor, Thema 2+3 vorzuziehen.")

Vorab Ergebnis- und Zielkontrolle aus vorangegangenen Meetings

Bei regelmäßigen oder mehrmaligen Sitzungen empfiehlt es sich, nach der Begrüßung der Teilnehmer die Ergebnisse des letzten Meetings kurz zu rekapitulieren und den/die jeweiligen Verantwortliche/n im Kurzdurchlauf berichten zu lassen, wie weit die damals beschlossenen Maßnahmen inzwischen gediehen sind. Erstens erleichtert dies das Aufgreifen des roten Fadens, vor allem aber werden durch dieses Nachhaken auch die aktuell anstehenden Aufgaben ernster genommen.

Einführung in die Thematik

Die einführende Darstellung der einzelnen Themen wird mit der Einschätzung der Bedeutung des Themas verbunden und beeinflusst das darauffolgende Engagement bei der Bearbeitung. Hier werden die erhofften Ergebnisse nochmals formuliert. In dieser Phase ist besonders die Beziehungsebene ausschlaggebend. So sind dabei

 

• die persönlichen und rollenspezifischen Interessen (Betriebsrat versus Personalleiter)
• die individuellen Bedürfnisse und Motive
• und die Haltungen, Stimmungen und Gefühle der einzelnen Teilnehmer zu dem Thema  

zu berücksichtigen.

Wann braucht es besonders das Eingreifen des Moderator?

Da in vielen Meetings kein eigener Moderator zur Verfügung steht und daher der Sitzungsleiter zwischen aktiver inhaltlicher Beteiligung und Moderationsaufgaben hin und her pendelt, ist es wichtig, einige markante Punkte im Auge zu behalten, bei denen man als Leiter nicht versäumen darf, die Moderatorenrolle (wieder) zu übernehmen (s.dazu auch: Leiten UND Moderieren):

 

• Commitment: Die Einführung am Beginn, mit Vorstellung der Agenda, Klärung des Ablaufs, gegebenenfalls Vereinbarung von Spielregeln
• Zeitmanagement: Wenn die vorgesehene Zeit eines Punktes der Agenda abläuft ("Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass die für diesen Punkt vorgesehenen 20 Minuten gleich um sind. Da wir uns dazu verpflichtet haben, den Zeitplan einzuhalten und wir, soweit ich sehe, alle wichtigen Aspekte besprochen haben, lassen Sie uns hier zu einem Abschluss kommen.")
• Prozesssteuerung: Wenn das Ergebnis eines Themenblocks fest steht und eine Überleitung zum nächsten Punkt erforderlich ist. ("Gut, dieser Punkt ist geklärt, lassen Sie uns mit dem nächsten Punkt weitermachen. Frau X, Sie haben dazu eine kurze Unterlage vorbereitet, die im Vorfeld an alle geschickt wurde. Können Sie bitte zum Einstieg kurz die wichtigsten Punkte darstellen?")
• Zur Gestaltung der Arbeitsatmosphäre: Wenn es darum geht, sicherzustellen, dass vereinbarte Spielregeln eingehalten werden z.B. die Verteilung der Redezeit, die Einbindung aller, untergriffige Bemerkungen oder gegenseitige Angriffe zu unterbinden. Förderliche Rahmenbedingungen schaffen (Störungen verhindern, Getränke, Raumtemperatur etc.) 
• Bei Konflikten und Meinungsverschiedenheiten: Wenn unterschiedliche Standpunkte deutlich werden und es darum geht, die dahinter stehenden – für eine tragfähige Lösung wichtigen – Interessen, Bedürfnisse und Wünsche herauszuarbeiten.
• Um Ergebnisse abzusichern: wenn es Zeit ist für den Abschluss und an die Sammlung aller Ergebnisse und Aktionspunkte geht.
• Zur Regelung von Verantwortung und zur Aktivierung: wenn es darum geht, ein klares Commitment aller Beteiligten zu den getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen zu erzielen.

Themenbearbeitung moderieren

Entsprechend der gewählten Moderationsform kann der weitere Ablauf der Besprechung folgende Punkte beinhalten:

 

• Ergebnisspräsentation
• Aufarbeitung der unterschiedlichen Aspekte der Themen
• Information
• Vortrag
• Diskussion
• Präsentation

Der Moderator kann verschiedene Interventionstechniken einsetzen, um zum gewünschten Erfolg zu kommen:

 

• Führen durch Fragen
• Einsatz von Metaplantechniken oder anderen
• Entscheidungstechniken
• Arbeit in Kleingruppen
• Wichtige Teilaspekte verstärken
• Neue Blickwinkel und Perspektiven unterstützen
• Ideen und Vorschläge durch konstruktive Kritik bzw. Feedback fördern
• Blitzlichter durchführen, wenn Bedarf dafür besteht
• Entscheidungen vorbereiten, oder Methoden zur Entscheidungsfindung
• Einverständnis der Teilnehmer für die zu formulierenden und protokollierenden Beschlüsse einholen
• Bei Meinungsverschiedenheiten bei Beschlüssen Techniken zur konstruktiven Bearbeitung einsetzen
• Konflikte sollten nur dann bearbeitet werden, wenn Sie zur Zielerreichung unbedingt notwendig sind und der Großteil der Teilnehmer betroffen ist

Abschluss der Besprechung

Am Ende einer Besprechung müssen alle getroffenen Entscheidungen und Beschlüsse nochmals zusammengefasst werden. Dem Moderator obliegt das Rückfragen, ob alle mit den Ergebnissen einverstanden sind.

Zuletzt kann den Teilnehmern auch Feedback gegeben werden, welches den Dank für die Mitarbeit beinhalten sollte und eine Bestätigung, dass die geleistete Arbeit Zeitaufwand und Einsatz gerechtfertigt hat. Ebenso können ein paar lobende Worte und Hinweise auf das gute Arbeitsklima und die effiziente Arbeitsweise der Gruppe die Sinnhaftigkeit der vereinbarten Spielregeln noch einmal herausstreichen.

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Leiten UND Moderieren?

Ergebnisorientiert protokollieren

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