Vorab die Schlüsselfrage:

Ist die geplante Besprechung wirklich notwendig oder kann das Ergebnis auch mit anderen Mitteln erreicht werden? NEIN?

Welche Anlässe erfordern Besprechungen?

1. Weitergabe von Informationen und Wissen
2. Entwicklung von Ideen und Strategien
3. Vorbereiten und Treffen von Entscheidungen
4. Vereinbaren von Zielen und Ergebnissen
5. Planung von Arbeitsschritten und Maßnahmen
6. Entwickeln von Problemlösungen

5 Checkpoints zur Vorbereitung erfolgreicher Besprechungen!

1. Ziele und Themen

Abstimmung mit Initiatoren: Sind Sie als ModeratorIn nicht gleichzeitig auch der Einladende bzw. Initiator, dann ist eine gründliche Absprache im Vorfeld der Veranstaltung wichtig.

• Welches Ziel verfolgen wir? Was soll nach dem Gespräch, der Besprechung anders sein? (Problem gelöst, Ideen gesammelt, auf Plan/Strategie geeinigt, einheitlicher Informationsstand etc.)
• Welches Thema steht im Mittelpunkt des Gesprächs?
  (Umsatzeinbrüche, Kundenreklamationen etc.)
• Was müssten wir noch besprechen, um unser Ziel zu erreichen? (mögliche Problemursachen, verschiedene Sichtweisen, bisherige Lösungsversuche, Reklamationen etc.)
• Welcher Aufwand/welche Ressourcen sind für das erhoffte Ergebnis gerechtfertigt? (Zeit/Gehälter der Teilnehmenden, Raum- und Bewirtungskosten etc.)

2. Teilnehmer und Beteiligte

• Welche und wie viele Teilnehmer sind zur Zielerreichung sinnvoll und warum? (Zur Zielerreichung unbedingt notwendige Teilnehmer, maximale/minimale Teilehmeranzahl etc.)
• In welcher Rolle sind sie hier, bzw. welche Entscheidungskompetenz haben sie? (Entscheidungsträger, Entscheidungsvorbereiter, Informant/Fachberater, Betroffener, Durchführender, Moderator, Promotor/Mentor, Innovator/Kreativer etc.)
• Wie stehen die einzelnen Teinehmer zu den einzelnen Themen?
  - Betroffenheit und Einstellung dazu
  - persönliche Interessen, Gefühle
  - Vorerfahrungen damit, Wissen darüber
• Welche Personen sollten noch informiert/beteiligt werden?
  - Agenda, Protokoll zur Information oder Stellungnahme;
  - Herr K. soll bei Thema X dazukommen

3. Ablauf und Methodik

Welche Rahmenbedingungen sind für das Ergebnis nützlich?

• Wie gestalte ich die Eingangsphase (Begrüßungskaffee, Brötchen > abhängig von der Tageszeit)
• Wie erfolgt die Begrüßung (Vorstellung der Teilnehmer notwendig?)
• Welche organisatorischen Informationen sind vorab wichtig (z.B. Wann Pausen, Hinweise etc.)? 
• Wann sollten wir Pausen einplanen und wie lange (länger wenn großes soziales Bedürfnis der Teilnehmer > z.B. Aufsichtsratsitzung)  
• Wie gestalte ich den Abschluss (noch Möglichkeit zu Nachgesprächen, noch Bewirtung etc.)

Welche thematische Abfolge ist sinnvoll?
Mögliche Kriterien:

• Nach Priorität
• Bedarf an Aufmerksamkeit
• Abwechslung im Ablauf, Methodik
• An-/Abwesenheit wichtiger Teilnehmer 
• Welche Ergebnisse benötigen wir vorab, um überhaupt Thema B bearbeiten können?
• Welche Themen passen thematisch zusammen?

Welche Regeln möchte ich zur Diskussion stellen?

• Sonderregelungen bei einzelnen Themen (z.B. absolute Verschwiegenheit/Vertraulichkeit bei Thema X)
• Zusatzregel nach Erfahrungen aus vorherigen Besprechungen (z.B. Redezeit einzelner Beiträge auf 1 Minute beschränken)

Welche Methoden/Techniken sind je Thema, Abschnitt sinnvoll?

Diskussion, Brainstorming, Präsentation, Vortrag, Kartenabfrage, Kleingruppenarbeiten etc.

4. Unterlagen und Behelfe

Agenda und Protokoll

• Erstellung und Versand der Agenda (Umfang und Zeitpunkt abhängig von Art der Besprechung)
• Vorbereitung einer Protokollvorlage, angepasst an die Agenda (Umfang und Inhalt abhängig von Besprechungsart)

Welcher Medieneinsatz ist sinnvoll und notwendig für den erfolgreichen Verlauf?

Beispiele:

• Medium für Echtzeitprotokoll: Möglichkeit zum Mitvisualisieren (Flip, Laptop und Beamer, etc.)
• Medien für einzelne Arbeitgruppen (Handouts, Flips)
• Medium für Präsentation (Pinwände, Overhead, Beamer etc.)

5. Organisatorischer Rahmen

Welcher Zeitpunkt ist angemessen, welcher Zeitrahmen notwendig?

• Montag/Freitag, Wochenendveranstaltung, vormittags, abends etc.
• Berechnen Sie die voraussichtliche Dauer für die Einführung pro Thema und Abschluß sowie eine gewisse Zeitreserve ein > Beginnen und beenden Sie Besprechungen immer pünktlich!

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