500 bis 800 Bewerbungen im Monat zu bearbeiten wie etwa der Mobilfunkbetreiber  “One” (Connect Austria) in seiner rasanten Aufbauphase Ende der 90er-Jahre ist nicht nur ein enormer Arbeitsaufwand, sondern bei herkömmlicher Abwicklung auch mit einer Fülle von Problemen verbunden: Kistenweise Papier und großer Platzbedarf, um auch nur die interessantesten Bewerbungen in Evidenz zu halten, eine zeitaufwendige Dateneingabe, selbst bei Beschränkung auf die Stammdaten; die Schwierigkeit, Mehrfachbewerbungen zu erkennen, um dann nicht einen Bewerber versehentlich von zwei Recruitern betreuen zu lassen; ein enormer Schriftverkehr,  mit der Anforderung, nachvollziehen zu können, wer wann welchen Brief bereits bekommen hat bzw. noch bekommen soll; die ständige Gefahr, Bewerbungen zu übersehen, was beim Bewerber natürlich keinen besonders guten Eindruck hinterlässt und so den einen oder anderen geeigneten Kandidaten vergrault. Schwierigkeiten noch und noch.

Vom externen ins interne Netz

Gerade in der IT- und Telekommunikationsbranche ist es bereits Usus, Stellenanzeigen auch ins Internet zu stellen und Interessenten die Möglichkeit zu bieten, sich via E-Mail zu bewerben. Oft werden  E-Mails aber dann ausgedruckt und auf dem üblichen Weg weiter bearbeitet und abgelegt.
Anfang 1999 entschloss sich “One” dann zu einer völlig neuen Lösung durch den Einkauf eines neuen Programms der Firma “Best! H.R. Software”.  Der nun neu aufgesetzte, quasi voll automatisierte Ablauf ist ebenso einfach wie wirkungsvoll. 

Ausgangspunkt ist z.B. eine bestimmte zu besetzende Position im Unternehmen. Das elektronisch gespeicherte Stellenprofil, welches die Anforderungen und die dazu nötigen Fähigkeiten enthält, wird mittels Tastenklick auf “vakant” gestellt und damit automatisch auf der Homepage veröffentlicht. Klickt der Interessent diese Stellenausschreibung an, erhält er alle gewünschten Infos. Will er sich dann bewerben, erscheinen mehrere vorgegebenen Masken, in die er seine Stammdaten, Ausbildungswege und den bisherigen Berufsweg eingibt und diese Daten dann an die Firma schickt. D.h. nun wird die Dateneingabe vom Bewerber selbst erledigt und außerdem sind nicht mehr nur die Stammdaten gespeichert, sondern die gesamte Historie. Ein unschätzbarer Vorteil bei Auswertungen und bei der Suche in der Evidenz.

Die elektronischen Bewerbungen werden dann sofort weiterbearbeitet. Mittels Mausklick geht  eine aus vorgefertigten Modulen bestehende Antwort hinaus, sei es als Brief, Fax oder E-Mail. Entweder ein Absagebrief, ein “Bitte-um-Geduld-Brief” oder eine Einladung zum Interview.  Automatische Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass kein Bewerber  durchrutscht und die einzelnen Schritte des Auswahlverfahrens zügig erledigt werden.

Weitere Vorteile für “One”:

 

• Schnelle Antworten, meist vor den Mitbewerbern, was bereits für einen ersten positiven Eindruck sorgt.  Die bisherige durchschnittliche Wartezeit auf die erste Antwort soll dadurch von 2-3 Wochen auf 3-9 Tage verkürzt werden.
• die Möglichkeit für jeden der fünf Recruiter, bei einer telefonischen Anfrage eines Bewerbers sofort den aktuellen Stand des Bearbeitungsverfahrens abrufen und Auskunft geben zu können
• erstmals die reelle Chance, in wenigen Minuten profunde  Auswertungen vornehmen zu können
• Einmal-Datenerfassung, auf der andere Personalfunktionen (Personalbüro,  Bildungsbereich) aufbauen können
• die Möglichkeit, die Evidenz viel wirklungsvoller nutzen zu können. Ziel ist, die derzeitige Besetzungsquote aus der Evidenz von 5% auf 20% zu erhöhen. Nebeneffekt ist natürlich: Viel aus der Evidenz zu besetzen, spart Einschaltungskosten, das Durcharbeiten neuer Bewerbungen, eventuell auch den Personalberater.
• die Zeit vom Erstkontakt bis zum ersten Arbeitstag soll von rund 2 - 2,5 Monaten auf 6 Wochen verkürzt werden.

11.1999

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