Einen großen Teil ihrer Zeit verbringen Führungskräfte in Meetings und Konferenzen, die nach Einschätzung der Beteiligten viel zu lange dauern, unproduktiv sind und die Teilnehmer eher langweilen, erschöpfen und frustrieren als das Unternehmen voranzubringen.

Nachdem Leon Shimkin, früherer Generaldirektor von Simon und Schuster, diesen Frust selbst jahrlang durchlitten hatte, stellte er einen Plan auf, um dem Problem endlich zu Leibe zu rücken: „Als erstes schaffte ich die Prozedur ab, nach der wir fünfzehn Jahre lang in meinen Konferenzen gearbeitet hatten und die stets damit begann, dass meine besorgten Mitarbeiter genau schilderten, was nicht geklappt hatte und zum Schluss fragten: Was sollen wir jetzt machen? Zweitens erließ ich eine neue Vorschrift: Wer mit mir ein Problem besprechen wollte, muss vorher ein Memorandum ausarbeiten und zu folgenden vier Punkten Stellung nehmen?

Frage 1: Was ist das Problem?

Früher redeten wir oft ein oder zwei Stunden aufeinander ein, ohne dass irgendjemand wusste, worum es bei dem Problem genau ging.

Frage 2: Was ist die Ursache des Problems?

Wenn ich zurückblicke, bin ich entsetzt darüber, wie viel Zeit wir vergeudet haben, ohne auch nur zu versuchen, uns über die Ursachen klar zu werden, die zu dem fraglichen Problem führten.

Frage 3: Welche Lösungen sind möglich?

Früher schlug ein Teilnehmer eine Lösung vor, dann stritt sich ein anderer mit ihm darüber, worauf wir häufig vom Thema abschweiften und am Schluss hatte kein Mensch irgendwelche Lösungsvorschläge notiert.

Frage 4: Welche Lösung schlagen Sie vor?

In vielen Meetings hatten wir uns stundenlang über die Lage Gedanken gemacht und im Kreis gedreht, ohne nur ein einziges Mal alle Lösungsmöglichkeiten durchzudenken und dann eine Lösung vorzuschlagen.

Fazit: jetzt kommen meine Mitarbeiter kaum noch mit ihren Problemen zu mir. Warum? Weil sie entdeckten, dass sie alle erreichbaren Fakten sammeln und das Thema durchdenken müssen, um die bewussten vier Fragen beantworten zu können. Und wenn sie so weit sind, stellen sie in drei Viertel aller Fälle fest, dass sie mich gar nicht mehr brauchen, weil die richtige Lösung ihnen ins Auge springt. Und selbst wenn ein Gespräch notwendig ist, dauert es nur mehr ein Drittel der Zeit, weil es in geordneten Bahnen verläuft, die zu einem vernünftigen Schluss führen."

Obwohl dieses System von Shimkin schon vor mehr als einem halben Jahrhundert beschrieben wurde, hat es in auch in der heutigen betrieblichen Realität nach wie vor Seltenheitswert. Erfolgsentscheidend ist nämlich, darauf zu bestehen, dass die Mitarbeiter dazu in kurzer Form (one page memo) schriftlich Stellung nehmen. Probieren Sie es aus, es lohnt sich.

Quelle: Zitiert in Dale Carnegie: Sorge dich nicht – Lebe!, Scherz Verlag, Bern