Nehmen wir als Beispiel die Maßnahme, dass ein Betreuungsprogramm für A-Kunden eingeführt werden soll. Jeder wird das begrüßen, der Beschluss ist schnell gefasst. Entscheidend ist aber das WIE, die Art des Programms, sein Umfang, die nötigen Ressourcen, die nötigen Vorarbeiten ...etc.!

Damit mit tollen Konzepten auch tolle Wirkungen erzielt werden, sollten Sie zumindest drei Schritte unternehmen:

 

• Hinterfragen Sie schnelles Abnicken
• Überprüfen Sie die Maßnahmen auf Machbarkeit
• Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine Schritte (wenn Sie Engagement sicherstellen wollen)

Schritt 1: Achtung vor zu schnellem Konsens!

Schnelles Abnicken von Vorschlägen sollte Sie misstrauisch machen. Möglicherweise trauen sich die Teilnehmer nicht, offen ihre Meinung zu sagen oder das Problem wurde gar nicht richtig durchdacht und diskutiert. Die Probleme folgen dann in Form einer zähen oder überhaupt ausbleibenden Umsetzung. Wenn Sie der Harmonie nicht so ganz trauen, fragen Sie die Runde: "OK, Leute, soweit, so gut. Stellen wir die getroffene Entscheidung abschließend noch kurz auf den Prüfstand: Angenommen Sie würden auf Gegner dieser Entscheidung treffen, was könnten diese einwenden und kritisieren?" Folgt weiteres Schweigen, könnten Sie die Sache noch etwas zuspitzen: "Scheinbar haben wir wirklich alles bedacht. Dann dürfte es bei der Realisierung kein Problem geben!"

Schritt 2: Der Maßnahmenplan

Die Entscheidung steht, nun geht es um den berühmt berüchtigten Maßnahmenplan. Es genügt nicht, nur die zu ergreifenden Maßnahmen aufzulisten, Sie müssen sie auch gemeinsam auf Machbarkeit hin abklopfen. Ihre Aufgabe als Besprechungsleiter ist es in dieser Situation, alle Teilnehmer aufzufordern, die entsprechenden Maßnahmen so konkret und nachvollziehbar wie nur möglich zu definieren. Das angestrebte Ergebnis jeder Maßnahme muss überprüfbar sein. Andernfalls hören Sie beim nächsten Mal keine Vollzugsmeldungen, sondern nur Erklärungen, warum es nicht funktioniert hat und man darüber noch einmal reden müsse.

Schritt 3: Wer macht es?

Maßnahmen sind nett, aber ohne konkrete Verantwortliche wenig wert. Das Problem dürfte Ihnen bekannt vorkommen: Plötzlich herrscht Schweigen im Raum, jeder starrt vor sich hin und hofft, dass der Kelch an ihm/ihr vorüber gehen möge. Klarerweise kommt bei den wenigsten Mitarbeitern Begeisterung auf, wenn sie eine neue – oft zusätzliche – Aufgabe übernehmen sollen.
In einigen Fällen versuchen Besprechungsleiter, die Aufgaben "gerecht" zu verteilen, sodass jeder etwas zu tun hat. In anderen Fällen werden nahezu immer die gleichen Mitarbeiter – und zwar die besten – mit den zusätzlichen Aufgaben betraut. Keiner der beiden Wege ist wirklich effektiv. Damit die Umsetzungsrate von Beschlüssen steigt, braucht es die – freiwillige – Verpflichtung einer Person.

Klar ist, je größer die einzelnen Maßnahmen vom Aufwand her definiert sind, desto geringer die Bereitschaft der Teilnehmer, sich diesen Brocken auf ihre Schultern zu laden. Widerstehen Sie daher der Versuchung, „große“ Aufgaben zu vergeben ("Daran werden Sie wachsen!"), sondern zerlegen Sie sie gemeinsam in Teilschritte. Damit wird für die Mitarbeiter der Erfolg schneller greifbar und die Motivation steigt. Es ist für Mitarbeiter schlicht frustrierend und demotivierend, wenn sie aufgrund der Größe des Arbeitspakets bis zur nächsten Besprechung nichts über bisherige Erfolge bzw. den Fortschritt der beschlossenen Maßnahme berichten können.

Fragen Sie die einzelnen Teilnehmer explizit, was sie für die Umsetzung brauchen, und welche Aufgaben sie eventuell abgeben müssten, um Zeit für die neue Aufgabe zu haben. Damit fördern Sie die Bereitschaft der Gruppe, mehr und mehr die Initiative zu übernehmen.

Fragen Sie sich und die Teilnehmer daher bei jeder Maßnahme:

 

• Sind die Schritte richtig portioniert?
• Ist das in der vereinbarten Zeit leistbar?
• Könnte die Aufgabe in (vielleicht auch leichter überprüfbare) Einzelschritte zerlegt werden?

Kontrolle auch zwischen den Besprechungen

Erst beim nächsten Meeting zu erkennen, dass inzwischen nichts passiert oder neue unerwartete Hindernisse aufgetaucht sind, ist zu spät. Zudem wirkt sich das Scheitern bei der Umsetzung von Beschlüssen extrem schlecht auf die Motivation der Gruppe aus, da sich so rasch der Eindruck festsetzt, als ob in dieser runde eigentlich nichts geschehen, sondern immer nur geredet würde. Um das zu verhindern, sollten Sie als Besprechungsleiter mit den einzelnen Verantwortlichen grundsätzlich kurze Checks zwischen den Besprechungen vereinbaren ("Geben Sie mir bitte am .. eine kurze Rückmeldung zum Stand der Umsetzung. Ein kurzes Telefonat reicht.") und bieten für den Fall des Falles ihre Hilfe an ("Wenn es Probleme gibt, melden Sie sich bitte sofort, damit wir rechtzeitig reagieren können.")

Bedenken Sie: Wenn Sie sich die wenige Zeit zum Zwischencheck nicht nehmen, können Sie sich häufig die viele Zeit zur Entwicklung der tollen Pläne auch gleich sparen.

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