Hinsichtlich der Teilnehmer bzw. Häufigkeit kann man folgende Arten von Besprechungen unterscheiden:

1. Die formelle Besprechung mit großen Teilnehmerzahlen

Beispiele: Aufsichtsrats- und Vorstandssitzung, Vereins- und Beiratssitzungen

Charakteristika: Der Fokus der Teilnehmer liegt im Einbringen und Einholen von sachlichen Informationen, dem Treffen bereits vorbereiteter Entscheidungen und dem Vertreten eigener Interessen. Prestige- und Kontaktinteressen sind den Teilnehmern oft sehr wichtig.

Die Chancen: Sie sind meist hinsichtlich Organisation, Themen und Regeln gut vorbereitet, da sie oft auch gesetzlich vorgeschrieben sind. (z.B. Tagesordnung für die Gesellschafterversammlung, Beschlussfähigkeit etc.). Die Teilnehmer halten sich diszipliniert an den vorgegebenen Ablauf und die Regeln und erscheinen zumeist pünktlich und regelmäßig, da die Beteiligung an solchen Besprechungen oft von Macht- und Imagegewinn begleitet sind und Zuwiderhandlung den Rollenverlust zur Konsequenz hätte.

Die Herausforderungen: Diese Art von Besprechungen scheitert oft daran, dass sich die Entscheidungsfindung aufgrund der hohen Teilnehmerzahl und den unterschiedlichsten Interessen schwierig gestaltet und daher Beschlüsse durch Abstimmungen getroffen werden. Diese Mehrheitsbeschlüsse verhindern die notwendige Verbindlichkeit und Identifikation gegenüber den getroffenen Entscheidungen und die Umsetzung erfolgt daher nur zögerlich und oberflächlich.

Besondere Tipps für die Moderation:

 

• Schon in der Agenda sich besonders genau bei jedem Thema auf die zu erreichenden Ergebnisse zu konzentrieren
• Bitten Sie einzelne Teilnehmer, die inhaltliche Gestaltung oder Moderation einzelner Themen oder einzelne Moderationsaufgaben zu übernehmen (Zeitmanagement, Ergebniskontrolle etc.), um von einzelnen Themen weniger Betroffene stärker einzubeziehen und die Identifikation zu erhöhen.
• Lassen Sie erreichte Ergebnisse und Erfolge seit der letzten Sitzung von den Verantwortlichen selbst präsentieren (oder von deren Mitarbeitern) und würdigen Sie diese ausreichend.
• Stellen Sie durch den frühzeitigen Versand der Agenda sicher (mindestens 2 Wochen vorher), dass sich die Teilnehmer ausreichend auf die in der Sitzung zu treffenden Entscheidungen vorbereiten können und auch noch Möglichkeiten und genügend Zeit haben, nach Veröffentlichung der Agenda Änderungsvorschläge bezüglich der geplanten Ergebnisse vorab einzubringen.
• Schaffen Sie genügend Möglichkeiten für soziale Kontakte und persönliche Gespräche (Eingangsphase mit Buffet, längere Pausen, fließender Abschluss z.B. mit Mittagessen etc.)

2. Die regelmäßige Besprechung mit einer kleinen bis mittleren Teilnehmerzahl

Beispiel: Managementmeeting, Abteilungsleitersitzung, Teammeetings, Projektsitzungen etc.

Charakteristika: Diese Besprechungen finden in regelmäßigem Abstand mit gewisser Routine statt. Die Meetingkultur und (auch informelle) Spielregeln sind gefestigt. Diese Form ist die zumeist am schlechtesten vorbereitete Sitzungsart, insbesondere die bereichsübergreifenden Treffen. Der Fokus der Teilnehmer liegt im Einbringen und Einholen von sachlichen Informationen und dem Vertreten eigener Interessen. Prestige- und Kontaktinteressen sind den Teilnehmern oft sehr wichtig.

Die Chancen: In diesen Meetings ist die Grundbereitschaft zur Mitgestaltung und Mitentscheidung der Teilnehmer oftmals groß. Durch die Regelmäßigkeit der Treffen können langfristige Spielregeln gemeinsam reflektiert, vereinbart und verändert werden und Rollen und deren Aufgaben (wie Protokollführer, Zeitmanager etc.) langfristig fixiert werden.

Herausforderung: Die größte Schwäche dieser Meetings ist die anschließende Umsetzung des Vereinbarten, am besten daran zu erkennen, dass bestimmte Themen sich zu Dauerbrennern entwickeln, die immer wieder auftauchen, obwohl sie doch längst erledigt sein sollten. Diese Besprechungen sind in sehr vielen Fällen dadurch gefährdet, dass zu viele Punkte aktuell behandelt werden müssen. Bei dieser Art von Besprechungen kann in den meisten Fällen vorab vom Moderator sehr schlecht eine konkrete Themenabfolge und Dauer vorbereitet werden. Die verschiedenen Teilnehmer treffen einander, ohne dass sie sich vor der Besprechung eingehend auf die Themen einstimmen können, was zu einer anfänglichen Desorientierung und Unsicherheit führt.

Gefahr: Die Besprechungen werden sehr häufig als schlecht vorbereitet und ineffizient erlebt, weil einzelne Punkte nur teilweise oder gar nicht behandelt und Themen, an denen einzelne Teilnehmer besonderes Interesse haben, nicht  erarbeitet werden. Ungeliebte Themen und ungelöste Probleme werden oft vor sich hergeschoben oder hinten angestellt. 

Besondere Tipps für die Moderation:

 

• Hier ist  eine wichtige Phase die Überprüfung der auf der Agenda angesetzten Themen auf Aktualität.
• Der Rückblick und das gemeinsame Prüfen aller im letzten Protokoll vereinbarten Maßnahmen und das Wertschätzen bereits erzielter Erfolge ist hier ein zentraler Punkt.  Die Informationen über Ergebnisse aus Untergruppen müssen an alle Teilnehmer weitergeben werden, um Sicherheit zu geben, dass kein eingebrachtes Thema unter den Tisch gefallen ist.
• Achten Sie besonders bei solch regelmäßigen Meetings mit gleicher Teilnehmergruppe auf das abwechselnde Einbeziehen aller Teilnehmer mittels (Co-) Moderation, Verantwortung über einzelne Themen, Protokollführung, Organisation etc.
• Vereinbaren Sie Konsequenzen oder brechen Sie notfalls die Besprechung ab, wenn einzelne Teilnehmer unvorbereitet zum Meeting erscheinen.
• Außerdem hat sich bei dieser Art auch bewährt, abwechslungsreiche Moderationsmethoden anzubieten.
• Dauerbrenner müssen unbedingt eliminiert werden. Diese zu dulden, schwächt langfristig die Autorität des Leiters. Entweder man setzt sie noch ein letztes Mal auf die Tagesordnung, um sie endgültig zu finalisieren, oder man findet einen anderen, vielleicht geeigneteren Weg der Erledigung. Sei es, weil sie gar nicht in ein Meeting gehören und besser von einer Einzelperson bearbeitet werden sollten oder weil sie einer gründlicheren Befassung bedürfen und z.B. einer eigenen Arbeitsgruppe zugewiesen werden sollten, die dann bis zu einem klar fixierten Termin eine Lösung vorzuschlagen hat.

3. Die spontane "Ad-hoc-Besprechung" mit einer kleinen Teilnehmerzahl.

Das sind all jene Besprechungen, die spontan während des Arbeitstages meist durch ein "...und darüber möchte ich mit Ihnen sprechen..." einberufen werden. Es treffen sich zwei oder mehrere Mitarbeiter spontan und haben zumeist nur wenig Zeit, um sich vorzubereiten. Hier steht zumeist im Vordergrund, sich gemeinsam ein Bild von einer Sache zu machen und sich abzustimmen und Informationen auszutauschen, um auf dieser Basis konkrete Maßnahmen planen zu können.

Oder aber es dreht sich um eine Besprechung, bei der nicht die Sache im Vordergrund steht,  sondern der Mensch, d.h. es geht um zwischenmenschliche Beziehungen und persönliche Angelegenheiten. Gut daran zu merken, wenn man den Mitarbeiter fragt, worum es geht und er dann keine Antwort gibt oder meint “Das möchte ich Ihnen gerne persönlich sagen..“ Dringend abzuraten ist, so ein Gespräch zwischen zwei andere Termine zu schieben. Besser wäre es, einen Termin in ein paar Tagen zu finden, bei dem ausreichend Zeit besteht, („Mir ist wichtig, dass wir uns in Ruhe unterhalten können“). Falls die Angelegenheit jedoch nach Ansicht des Mitarbeiter/der Mitarbeiter keinen Aufschub mehr duldet, muss unbedingt sofort gehandelt werden.

Chancen: Themen werden dann behandelt, wenn Sie aktuell sind und Informationen werden zeitnah weitergegeben. Die Beteiligten sind an einer Lösung, Bearbeitung der Themen und Umsetzung konkreter Maßnahmen hoch interessiert

Herausforderung: Bei diesen Besprechungen werden selten vorab Themen oder Agenden genau festgelegt und es bleibt auch selten Zeit, sich ausreichend vorzubereiten. Auch stellt sich bei vielen dieser Besprechungen erst in ihrem Verlauf heraus, dass die erhofften Entscheidungen und Ergebnisse nur oder besser mit anderen Teilnehmern oder in einem anderen Kontext erzielt werden hätten können.

Besondere Tipps für die Moderation:

 

• Die Erwartungen müssen als erster Punkt der Besprechung vorab geklärt werden und Ziele gemeinsam vereinbart werden. Was möchten wir mit dieser Besprechung erreichen?
• Als zweiter Punkt werden gemeinsam die einzelnen Themen (Worüber müssen wir sprechen, um unser Ziel zu erreichen?) gesammelt und gemeinsam der Ablauf und die Gesamtdauer (Wie viel Zeit möchten wir uns dafür nehmen?) fixiert.
• Zögern Sie gerade bei dieser Form von Besprechung nicht davor zurück, einzelne Themen oder die Besprechung sofort abzubrechen, wenn klar ist das ein anderer Kontext (nächstes Abteilungsmeeting, Betriebsrat beiziehen, andere Teilnehmer einbeziehen) oder noch Vorarbeiten notwendig sind. (z.B. noch wichtige Informationen einholen)

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