Grundsätzliches

Informieren Sie Ihr Team zeitgerecht, wenn sich die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens oder Ihres Führungsbereiches negativ entwickelt oder die Leistungen beziehungsweise das Verhalten einzelner Mitarbeiter nicht mehr Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie erhalten sich dadurch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter:

• rechtzeitig - so früh wie möglich,
• ehrlich - nicht beschönigend,
• klärend und verständlich - der Empfänger muss es verstehen 
• vollständig - unter Eingeständnis von Unklarheiten und möglichen Managementfehlern

Was Sie unbedingt wissen oder überlegen sollten, bevor Sie einen Trennungsprozess planen

1. Welche Kriterien und Vorgaben sind im Unternehmen bereits festgelegt für die Vorgehensweise bei Trennungen?

2. Welche Mitspracherechte, Entscheidungsbefugnisse habe ich bei der Auswahl von Personen, die das Unternehmen verlassen müssen?

3. Welche einheitlichen und unternehmensübergreifenden Botschaften und Handlungsweisen wurden beschlossen? 

4. Welcher Abfindungs- oder Sozialplan ist vorgesehen?

5. Welche Unterstützungsangebote, wie Newplacement (professionelle Begleitung des Gekündigten), Karriereberatung und Coaching  können den ausscheidenden Mitarbeitern angeboten werden?

6. Wie sahen konkrete Trennungspakete in der Vergangenheit aus und inwieweit konnten individuelle Lösungen getroffen werden?  

7. Welche Alternativen wie Teilzeitarbeit, Lohnverzicht, Kurzarbeit, etc. könnten anstelle einer Trennung in Frage kommen?

Leitfaden zur professionellen Vorbereitung eines Trennungsprozesses

A. Klärung der Rollen im Trennungsprozess

1. Die Durchführung des Trennungsgespräches sollte grundsätzlich die Aufgabe des Vorgesetzten sein.
2. Die Personalabteilung sollte als interner Berater und Vertreter der Unternehmensinteressen zur Verfügung stehen, der auch bei  zu Folgegesprächen beigezogen werden kann.
3. Der Betriebsrat sollte dem Mitarbeiter als Berater und Vertreter der Mitarbeiterinteressen bereit stehen.

B. Planung der internen und externen Trennungskommunikation

1. Informieren Sie zeitgerecht die Personalabteilung und holen Sie alle relevanten Informationen, wie Personalakten, Verträge, Unterlagen und genaue rechtliche Rahmenbedingungen und Fristen ein. 
2. Informieren Sie mindestens 5 Tage vor der geplanten Kündigung Ihren Betriebsrat über das Vorhaben.
3. Absprache mit dem eigenen Vorgesetzten, um die Unterstützung und das Einverständnis sicherzustellen. 
4. Überlegen Sie sich frühzeitig, wie trotz des Ausscheidens eines Mitarbeiters bei internen und externen Kunden und Lieferanten ein reibungsloser Geschäftsablauf und ein positives Image erhalten bleiben könne. 

5. Die Entscheidung, ob Sie den Mitarbeiter freistellen oder er bis zum endgültigen Ausscheiden im Unternehmen verbleiben soll, ist abhängig
   - von den verschiedenen Interessen der Verbleibenden 
     (Kollegen, interne und externe Kunden etc.)
   - von der üblichen Regelung des Unternehmens
   - dem "Risikopotenzial" dieser Stelle und 
   - von den erwarteten Reaktionen des Gekündigten.

6. Planen Sie Zeit für Gespräche mit dem gesamten Team und den verbleibenden Mitarbeitern ein, um unbegründeten Ängsten und Gerüchten vorzubeugen.

7. Prüfen Sie Ihre eigene Haltung zu Trennungen - sehen Sie sich nicht als Täter, weil Sie eine negative Nachricht überbringen, denn nicht Sie, sondern Ihre Funktion zwingt Sie, Mitarbeitern zu kündigen. Holen Sie sich vorher Unterstützung bei einer vertrauten Führungskraft mit entsprechender Erfahrung mit solchen Situationen.  

8. Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Vorbereitung des eigentlichen Trennungsgespräches mit den betroffenen Mitarbeitern und überlassen Sie dabei nichts dem Zufall: 

• Stellen Sie sicher, dass alle verfügbaren Unterlagen griffbereit sind und Sie über deren Inhalt ausreichend informiert sind.
• Versuchen Sie sich möglichst genau über die persönliche Situation des Betroffenen zu informieren, um abschätzen zu können, wie hart die Kündigung den Mitarbeiter trifft.
• Bereiten Sie sich die Formulierung der ersten 3-5 Sätze genau vor, in der die Kündigung klar und unmissverständlichen ausgesprochen werden soll. (kein Small Talk!)
• Formulieren Sie die generelle und individuelle Begründung für den Mitarbeiter nachvollziehbar aus. Bei persönlichen Faktoren stellt sich die Begründung als schwieriger dar, als wenn die Freisetzung auf wirtschaftliche oder andere allgemeine Ursachen zurückzuführen ist.
• Machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie Sie mit möglichen Gefühlen umgehen werden, mit Wut, Tränen oder Coolness.
• Die maximale Gesprächsdauer sollte 15 Minuten nicht überschreiten, Sie sollten aber den restlichen Tag jederzeit für den Gekündigten verfügbar sein. 
• Der geeignetste Ort für das Gespräch ist Ihr eigenes Büro, wenn Sie sicher Störungen vorab ausschließen können und der Gesprächsort von anderen uneinsehbar ist. Sorgen Sie für eine gleichwertige Sitzposition mit Ihrem Gesprächspartner.
• Planen Sie die weitere Vorgehensweise unmittelbar nach dem Gespräch und wie sie mit dem Mitarbeiter bis zum Folgegespräch verbleiben möchten. 
• Sorgen Sie dafür, dass dem Mitarbeiter anschließend ein Ansprechpartner zur Verfügung steht (Vertrauter, Betriebsrat oder professionelle Berater etc.).
• Bei der Wahl des richtigen Zeitpunktes wird von den meisten Experten empfohlen, den Termin spontan und ohne Vorankündigung oder Begründung anzusetzen. Wenn möglich tagsüber, nicht zu knapp vor Wochenenden oder Feiertagen.

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